Laikykitės faktinės, su darbu susijusios informacijos.


Retkarčiais darbuotojas ar buvęs darbuotojas paprašys įdarbinimo patvirtinimo laiško. Atrodo pakankamai paprasta, tačiau yra gairių dėl to, kas turėtų būti ir neturėtų būti įtraukta. Žmogiškųjų išteklių ekspertai paaiškina, kaip tvarkyti užklausą.

Darbo patvirtinimo laiško tikslas

Užimtumo patvirtinimo laiškas patvirtina buvusį ar esamą darbuotojo darbą. Yra daug priežasčių, dėl kurių darbdaviai gali gauti užklausą dėl įdarbinimo (VOE), tačiau dažniausiai pateikiami nuomotojų, turto valdytojų ir skolintojų prašymai.

& ndquo; Paprastai gaunu užklausas dėl darbo patvirtinimo laiškų, kai darbuotojas kreipiasi dėl hipotekos, refinansuoja hipoteką ar ketina persikelti į naują butą “,- sako Jennifer C. Loftus, MBA, SPHR, PHRca, nacionalinė NYC direktorė. įsikūrusi žmogiškųjų išteklių konsultavimo įmonė „Astron Solutions“. Ji priduria, kad retais atvejais prašoma įdarbinimo patvirtinimo laiškų, kai darbuotojai, turintys žaliąją kortelę, grįžta į savo gimtąją šalį atnaujinti pasų.

Kitos priežastys, dėl kurių trečioji šalis gali prašyti patvirtinti darbą, yra finansinės paramos paraiškos, su įvaikinimu ar globa susijusios bylos, su imigracija susiję klausimai, būsimi darbdaviai, patvirtinantys ankstesnę darbo istoriją, ir paskolos mažinimo/persiuntimo prašymai.


Informacija, kurią reikia įtraukti

& ldquo; Įdarbinimo patvirtinimo laiškuose arba įdarbinimo laiškuose paprastai nurodoma darbuotojo įdarbinimo data, pareigos įmonėje ir dabartinis darbo užmokestis; jei nutraukiama, nutraukimo priežastis, pvz., priverstinis nutraukimas, savanoriškas nutraukimas ar atleidimas, & rdquo; sako Lynn Kitson, SPHR, SHRM-SCP, „Lynk Benefits and HR Solutions“ generalinis direktorius Gošene, Indianoje.

Trumpumas yra raktas. & ndquo; Laiškas paprastai yra labai trumpas, jame nurodomas darbuotojo vardas, pavardė,Dabartinės pareigos, įsidarbinimo datos, darbo adresas, ar darbuotojas vis dar aktyviai dirba, dabartinė darbo užmokesčio norma ir darbo užmokesčio dažnis, & rdquo; sako Loftus.


Informacija, kurios reikia vengti

& ldquo; Kai darbdavys ką nors sako apie buvusį darbuotoją, jis turi daug svorio, & ldquo; sako Kate Bischoff, SHRM-SCP, žmogiškųjų išteklių konsultantė ir advokatė „tHRive Law & Consulting“ Mineapolyje. & ldquo; Labai svarbu, kad darbdaviai būtų sąžiningi ir kruopščiai priimtų sprendimus, ką nori pasidalinti su kitais. & ldquo;

Bischoffas, kuris taip pat eina adjekto pareigas žmogiškųjų išteklių atitikties klausimais Mitchell Hamline teisės mokykloje, rekomenduoja laikytis faktinės, su darbu susijusios informacijos, tokios kaip įdarbinimo datos ir pareigybių pavadinimai. Kitsonas sutinka ir priduria: „Giliai pasinertinutraukimo priežastisreikėtų vengti. & rdquo; Jei dėl laiško poreikio yra opi problema, pavyzdžiui, vaiko globos byla, laiško turinys gali tapti bylos įrodymu.


Laišką tvarkantis asmuo turi būti informuotas apie federalinius, valstijos ir vietos atskleidimo įstatymus. Pavyzdžiui, kai kurios valstybės draudžia darbdaviams prašytiinformacija apie atlyginimąįdarbinimo proceso metu. Kai kurios valstybės yra sukūrusios užimtumo patvirtinimo formas ir procesus informacijai užpildyti ir perduoti. Prieš vykdydami užimtumo patikrinimo užklausas, ištirkite atitinkamus įstatymus, kad užtikrintumėte jų laikymąsi.

Kaip supaprastinti procesą

Jei bus sukurta politika, kaip apdoroti užimtumo patvirtinimo užklausas, ilgainiui sutaupysite laiko. „Kitson“ siūlo šiuos patarimus organizacijoms, siekiančioms įforminti procesą:

  • Paskirkite pareigas, pvz., Personalo vadybininką ar asmenį, kuriam pavesta atlikti žmogiškųjų išteklių veiklą, atsakyti į darbo patvirtinimo laiškus.
  • Sukurkite politiką, nurodančią, kokią informaciją jie atskleis ir kam. Politikoje gali būti nurodyta, ar atlyginimo duomenys gali būti atskleisti besidominčioms finansų įstaigoms, ar ne, kas bus pateikta potencialiam darbdaviui.
  • Prieš paskelbdami bet kokius duomenis, paprašykite darbuotojų pasirašyti įgaliojimą išleisti informaciją, nebent informacijos prašo vyriausybinis subjektas ir darbuotojo leidimas nėra būtinas.

Kaip suformatuoti laišką

Standartasverslo laiško formatasveikia puikiai. & ldquo; Laiškas turėtų būti ant oficialaus firminio blanko, datuotas ir paruoštas žmogiškųjų išteklių skyriaus darbuotojo arba mažesnei organizacijai, vadovui, turinčiam prieigą prie prašomos informacijos. & ldquo; pataria Loftus.

Darbo patvirtinimo laiško pavyzdys

20XX m. Balandžio 2 d


Ponas Johnas Murphy
Kredito analitikas
ABC bankas
1 pagrindinė gatvė
Anytown, FL 55555

Re: Suzanne Lu įdarbinimo patvirtinimas

Gerbiamas pone Murphy:

Šis laiškas patvirtina, kad Suzanne Lu dirba DEF kompanijoje kaip skolininkų specialistas. Ji buvo įdarbinta 20XX m. Gegužės 15 d. Ir šiuo metu uždirba XX, XXX USD per metus.

Prašome susisiekti su manimi telefonu 800-555-5555, jei galiu jums padėti.

Pagarbiai,

Jane Doe
Žmogiškųjų išteklių vadybininkas

Gaukite daugiau ekspertų įžvalgų

Užimtumo patvirtinimo laiško rašymas yra viena iš daugelio užduočių, kurias turėsite atlikti vadovaudami darbuotojų komandai. Ar galėtumėte pasinaudoti kokia nors pagalba tame skyriuje? Prisijunkite prie „Gastromium“ šiandien nemokamai. Kaip narys, gausite lyderystės įžvalgų, karjeros patarimų ir darbo paieškos patarimų, kurie bus siunčiami tiesiai į jūsų pašto dėžutę, kad padėtų neatsilikti nuo vis greitesnio verslo tempo.